Ako ušetriť na tlači v malej firme: 7 krokov, ktoré fungujú

Krátka odpoveď: Najväčšie úspory v malej firme prinesú štyri veci: kompatibilné náplne s čipom, high-capacity tonery, obmedzenie farebnej tlače a meranie ceny za stranu. Samotná zmena náplne často zníži náklady o 40–60 %, správna kapacita a obojstranná tlač pridajú ďalšie percentá.

Tlač v malej firme býva v rozpočte malá položka, ktorá sa ľahko stratí medzi energiami a softvérom. Práve preto sa na ňu často nemyslí, kým sa náklady nenazbierajú. Sedem krokov nižšie sa dá zaviesť postupne a bez prerušenia práce.

1. Spočítajte cenu za stranu

Cena kazety sama o sebe nič nehovorí. Rozhoduje, koľko strán z nej vytlačíte. Vzorec je jednoduchý: cena náplne vydelená výťažnosťou. Náplň za 50 € s výťažnosťou 5 000 strán vyjde na 0,01 € za stranu.

Napríklad pri 2 000 stranách mesačne je to 20 € len na toneri. Ak firma tlačí farebne, k tomu sa pridajú tri farebné náplne a cena za stranu rastie. Navyše, do výpočtu patrí aj papier, servis a čas zamestnancov, ktorí riešia výmenu a objednávky.

Vďaka tomu je cena za stranu jediné číslo, ktoré vie porovnať rôzne modely a rôznych dodávateľov. Vďaka nemu zistíte, či sa high-capacity verzia naozaj vyplatí.

2. Prejdite na kompatibilné náplne s čipom a zárukou

Kompatibilná náplň je nový diel s čipom, ktorý prechádza výstupnou kontrolou. Pri bežnej kancelárskej tlači funguje rovnako ako originál, ale stojí výrazne menej. Na našom tovare je záruka 2 roky.

Preto si pri výbere dodávateľa overte štyri veci: či má náplň čip, aká je záruka, či je skladom a ako rýchlo sa riešia reklamácie. Najlacnejšia náplň bez záruky môže firmu stáť viac času než ušetrených eur. Rozdiely sú vysvetlené v článku Kompatibilné alebo originálne tonery?.

3. Vyberte high-capacity verziu

High-capacity toner má väčšiu náplň, a preto nižšiu cenu za stranu. Pri sérii HP 212A vydrží štandardná čierna náplň W2120A približne 5 500 strán, verzia W2120X približne 13 000 strán. Farebné náplne majú rozdiel 4 500 verzus 10 000 strán.

Ak firma tlačí 2 000 strán mesačne, vysokokapacitná verzia sa spotrebuje za niekoľko mesiacov a nemá čas zostarnúť. Naopak, firma s 200 stranami mesačne vystačí so štandardnou náplňou.

4. Farebne len to, čo má hodnotu

Farebná tlač má zmysel pri ponukách, prezentáciách a dokumentoch pre klientov. Naopak, interné reporty, poznámky a kontrolné výtlačky zvládne čiernobiela tlač. Nastavte tlačiarne tak, aby bol predvolený šedý režim a farbu zamestnanci zapínali vedome.

Farebná strana stojí približne 3–5× viac než čiernobiela. Podrobné porovnanie nájdete v článku Čiernobiela alebo farebná tlač: kedy sa čo oplatí.

5. Zjednoťte tlačiarne a náplne

Každý model tlačiarne znamená ďalší typ náplne, ďalšiu skladovú položku a ďalšie školenie. Preto môže firma s piatimi modelmi mať aj pätnásť rôznych náplní. Zjednotenie na dva alebo tri modely zjednoduší objednávky aj zásoby.

Pri obmene zariadení sa oplatí pozerať na dostupnosť náplní a ich cenu za stranu, nie len na vstupnú cenu tlačiarne. Lacná tlačiareň s drahým tonerom býva najdrahšia.

6. Zapnite obojstrannú tlač a koncept

Automatická obojstranná tlač zníži spotrebu papiera až na polovicu pri viacstranových dokumentoch. Zároveň režim koncept ušetrí toner na interných výtlačkoch. Obe nastavenia sú dostupné pri väčšine kancelárskych laseroviek a netreba za ne platiť.

Na dokumenty, ktoré idú von, používajte štandardnú kvalitu. Na interné poznámky stačí koncept a bežný papier.

7. Merajte a objednávajte včas

Pri audite tlače v malej firme si raz za mesiac zapíšte počet vytlačených strán a spotrebu náplní. Ak náplň klesne na 20 %, objednajte novú. Nákup na poslednú chvíľu v maloobchode býva drahší a firmu zdrží.

Preto sa pri kritických tlačiarňach vyplatí držať jednu rezervnú náplň. Pri ostatných stačí objednať včas a využiť skladové zásoby dodávateľa.

Ak tlačiareň hlási výmenu skôr, než výtlačky zoslabnú, nemusí ísť o poruchu. Vysvetlenie je v článku Prečo tlačiareň hlási vymeniť toner.

Prehľad opatrení

Opatrenie	Úspora	Náročnosť
Kompatibilné náplne	vysoká, 40–60 %	nízka
High-capacity verzia	stredná až vysoká	nízka
Šedý režim	stredná	nízka
Obojstranná tlač	stredná, hlavne papier	nízka
Zjednotenie modelov	stredná	vyššia
Mesačné meranie	stredná	nízka

Kde firmy najčastejšie preplácajú

• Originálne farebné náplne na dokumenty, ktoré nikto nepotrebuje vytlačiť farebne.
• Nákup v maloobchode v momente, keď tlačiareň zastaví prácu.
• Príliš veľa modelov tlačiarní a náplní na sklade.
• Farebná tlač ako predvolená vo všetkých aplikáciách.
• Chýbajúce meranie – firma nevie, ktorá tlačiareň minie najviac.

Konkrétne náplne pre malú firmu

• HP 212A / 212X – čierna W2120X (13 000 strán) alebo W2120A (5 500 strán), azúrová W2121X (10 000 strán). Pre HP Color LaserJet M554, M555 a MFP M578.
• HP 219A / 219X – čierna W2190X (3 200 strán) alebo W2190A (1 300 strán). Pre menšie farebné laserové tlačiarne.

Celý sortiment nájdete v kategórii HP tonery alebo v Sprievodcovi tonermi.

Ak firma používa aj kopírku, náplne sa nedajú zamieňať s tlačiarňou. Rozdiely vysvetľuje článok Toner do kopírky vs. do tlačiarne.

Časté otázky

Oplatí sa kompatibilný toner do firmy?

Áno, ak má čip, záruku a predajca rieši reklamácie. Pri bežnej kancelárskej tlači je kvalita porovnateľná s originálom a cena za stranu výrazne nižšia.

Ako vypočítam cenu za stranu?

Najprv vydelte cenu náplne počtom strán, ktoré vydrží. K výsledku pridajte papier a prípadný servis. Cena za stranu je potom porovnateľná medzi modelmi aj dodávateľmi.

Koľko náplní mať na sklade?

Pri bežnej tlačiarni stačí jedna rezervná náplň. Pri kritickom zariadení, ktoré nesmie stáť, držte dve. Objednávajte pri 20 % zostávajúcej kapacity.

Dá sa ušetriť aj na farebnej tlači?

Áno. Nastavte predvolený šedý režim, tlačte farebne len finálne dokumenty a používajte kompatibilné farebné náplne. Výrazne to zníži spotrebu troch farebných tonerov.

Chcete prepočítať náklady na tlač v malej firme? Zavolajte na 0904 666 099 alebo napíšte na info@renton.sk. Radi pripravíme ponuku na mieru. Viac o firemnom nákupe je na kontakte.